Eine Rechtsabteilung brauchte den Nachweis, dass eine Kündigungsmitteilung zugegangen war. Sie versandte sie per E-Mail und bat um eine Lesebestätigung. Das E-Mail-Programm des Empfängers forderte ihn auf, eine Bestätigung zu senden — und er lehnte ab. Der Absender hatte keinen Nachweis des Lesens, und die juristische Frage, ob die Mitteilung ordnungsgemäß zuging, wurde kompliziert.
Zustell- und Lesebenachrichtigungen per E-Mail wirken unkompliziert, sind es aber nicht. Die Standards existieren, doch die Implementierung ist uneinheitlich, und Empfänger haben erheblichen Einfluss darauf, welche Informationen sie teilen. Das Verständnis von DSN und MDN hilft Ihnen zu wissen, was Sie zuverlässig nachverfolgen können und was nicht.
DSN: Benachrichtigung über den Zustellstatus
DSN ist ein Standard (RFC 3461) zur Meldung, ob eine E-Mail erfolgreich an den Mailserver des Empfängers zugestellt wurde.
Wenn Sie eine E-Mail senden, können Sie ein DSN anfordern. Unterstützt der empfangende Server dies, erhalten Sie eine Benachrichtigung, wenn die E-Mail erfolgreich zugestellt wurde, wenn sie dauerhaft fehlschlägt (Bounce) oder wenn sie verzögert ist.
DSN arbeitet auf Serverebene. Es teilt mit, ob die E-Mail den Mailserver des Empfängers erreicht hat, nicht ob sie dessen Posteingang erreicht hat oder ob sie gelesen wurde. Ein erfolgreiches DSN bedeutet, dass der Server die Nachricht angenommen hat — sie kann dennoch im Spam landen oder gefiltert werden.
Bounce-Nachrichten sind eine Form von DSN. Wenn eine E-Mail nicht zugestellt werden kann, erzeugt der empfangende Server (oder ein Zwischenserver) ein DSN, das den Grund erklärt. Das sind die „Zustellung fehlgeschlagen“-Nachrichten, die Sie erhalten, wenn eine Adresse ungültig ist oder ein Server nicht erreichbar ist.
DSN ist relativ zuverlässig, weil es von Servern und nicht von Nutzern gehandhabt wird. Server unterstützen es oder nicht, aber sie lehnen das Senden von Benachrichtigungen nicht aktiv ab, so wie Nutzer Lesebestätigungen ablehnen können.
MDN: Benachrichtigung über die Nachrichtenverarbeitung
MDN ist ein Standard (RFC 8098) zur Meldung dessen, was nach der Zustellung mit einer E-Mail passiert ist — insbesondere, ob der Empfänger sie gelesen hat.
Wenn Sie ein MDN anfordern (umgangssprachlich „Lesebestätigung“), bitten Sie das E-Mail-Programm des Empfängers, Sie zu benachrichtigen, wenn er die Nachricht öffnet. Wenn er zustimmt, erhalten Sie eine Benachrichtigung, dass die Nachricht angezeigt wurde.
Der entscheidende Unterschied zu DSN: MDN erfordert die Kooperation des Empfängers. E-Mail-Clients fragen Nutzer in der Regel, bevor sie Lesebestätigungen senden, und Nutzer können ablehnen. Viele lehnen grundsätzlich ab. Manche E-Mail-Programme unterstützen MDN überhaupt nicht. Unternehmensrichtlinien deaktivieren Lesebestätigungen oft vollständig.
Dies macht MDN für die Nachverfolgung unzuverlässig. Sie könnten für 1.000 E-Mails Bestätigungen anfordern und 50 zurückbekommen. Das bedeutet nicht, dass nur 50 gelesen wurden — es bedeutet, dass nur 50 Empfänger der Sendung der Bestätigung zugestimmt haben. Die anderen 950 haben die E-Mail vielleicht gelesen und die Bestätigung abgelehnt oder sie überhaupt nicht gelesen.
Wie Benachrichtigungen anfordern
Das Anfordern von DSN und MDN beinhaltet spezifische E-Mail-Header.
Für DSN setzen Sie Optionen während der SMTP-Transaktion über den Parameter NOTIFY. Sie können Benachrichtigungen für Erfolg, Fehler, Verzögerung oder niemals anfordern. Die Details hängen von Ihrem E-Mail-Client oder -Versandsystem ab.
Für MDN fügen Sie Ihrer E-Mail einen Disposition-Notification-To-Header hinzu, der angibt, wohin die Bestätigung gesendet werden soll. Wenn der Empfänger die E-Mail öffnet, prüft sein Client diesen Header und sendet (sofern entsprechend konfiguriert) eine Benachrichtigung an diese Adresse.
Die meisten E-Mail-Clients bieten benutzerseitige Optionen zum Anfordern von Lesebestätigungen. In Outlook finden Sie sie in den Nachrichtenoptionen. In Gmail ist es für Workspace-Konten verfügbar. Der Client übernimmt die technischen Details.
Für das programmgesteuerte Versenden müssen Sie die entsprechenden Header selbst setzen. Ihre E-Mail-Bibliothek oder Ihr Dienst sollte dies unterstützen, wobei die genaue Methode variiert.
Warum MDN problematisch ist
Mehrere Faktoren machen Lesebestätigungen unzuverlässig und mitunter kontraproduktiv.
Nutzerkontrolle führt zu niedrigen Rückläuferquoten. Die meisten E-Mail-Programme fragen vor dem Senden von Bestätigungen, und viele Nutzer lehnen reflexartig ab. Sie können niemanden zwingen, zu bestätigen, dass er Ihre E-Mail gelesen hat.
Datenschutzbedenken treiben Ablehnungen. Lesebestätigungen offenbaren Informationen — dass der Empfänger existiert, dass er die E-Mail gelesen hat, wann er sie gelesen hat. Datenschutzbewusste Nutzer und Organisationen deaktivieren Bestätigungen häufig vollständig.
Spam und Phishing nutzen Bestätigungen aus. Das Anfordern einer Lesebestätigung bestätigt Spammern, dass eine Adresse gültig und überwacht ist. Viele sicherheitsbewusste Nutzer senden aus diesem Grund niemals Bestätigungen.
Berufliche Normen variieren. In manchen Kontexten wird das Anfordern von Lesebestätigungen als Ausdruck von Misstrauen oder Mikromanagement angesehen. Die Anfrage selbst kann Beziehungen schädigen.
Technische Uneinheitlichkeit bedeutet, dass Bestätigungen nicht einheitlich funktionieren. Verschiedene E-Mail-Clients gehen mit MDN unterschiedlich um. Manche unterstützen es nicht. Manche unterstützen es, lehnen aber standardmäßig ab. Manche senden Bestätigungen automatisch. Auf konsistentes Verhalten können Sie sich nicht verlassen.
Wann DSN und MDN nützlich sind
Trotz Einschränkungen haben diese Benachrichtigungen legitime Anwendungsfälle.
DSN für kritische transaktionale E-Mails hilft, die Zustellung zu bestätigen. Wenn Sie Passwortrücksetzungen oder wichtige Benachrichtigungen senden, liefert die DSN-Bestätigung, dass der Server die Nachricht angenommen hat, eine gewisse Sicherheit.
DSN für Bounce-Management ist essenziell. Bounce-Benachrichtigungen (eine Art DSN) teilen Ihnen mit, welche Adressen ungültig sind, sodass Sie sie aus Ihrer Liste entfernen können. Das ist Standard-E-Mail-Hygiene.
MDN für bestimmte hochwichtige Kommunikationen kann angemessen sein. Rechtliche Mitteilungen, Vertragsdokumente oder andere Kommunikation, bei der ein Zustellnachweis wichtig ist, können Lesebestätigungsanfragen rechtfertigen — mit dem Verständnis, dass Sie sie nicht immer erhalten.
MDN für interne Kommunikation in kontrollierten Umgebungen kann funktionieren. Wenn Ihre Organisation E-Mail-Clients so konfiguriert, dass sie Bestätigungen automatisch senden, werden interne Lesebestätigungen zuverlässig. Das erfordert jedoch die Durchsetzung von IT-Richtlinien.
Alternativen zu MDN
Angesichts der Unzuverlässigkeit von MDN funktionieren andere Ansätze zur Engagement-Nachverfolgung oft besser.
Pixel-Tracking (Öffnungstracking) erfordert keine Mitwirkung des Empfängers. Ein unsichtbares Bild in der E-Mail wird beim Öffnen geladen und benachrichtigt Ihren Server. Das hat eigene Einschränkungen (Bildblockierung, Datenschutzfunktionen), ist aber nicht von der Zustimmung des Nutzers für jede einzelne E-Mail abhängig.
Klicktracking bestätigt Engagement zuverlässiger als Öffnungstracking. Wenn jemand auf einen Link in Ihrer E-Mail klickt, wissen Sie, dass er sich damit beschäftigt hat. Das ist ein stärkerer Hinweis als eine Lesebestätigung.
Antwort-Tracking funktioniert für E-Mails, die eine Antwort erbitten. Wenn jemand antwortet, hat er die E-Mail definitiv gelesen. Für Kommunikationen, bei denen eine Antwort erwartet wird, ist dies eine natürliche Bestätigung.
Zustellbestätigungsdienste für rechtliche Zwecke bieten zertifizierte Zustellung mit Nachweis. Das sind spezialisierte Dienste für Situationen, in denen ein rechtlicher Zustellnachweis erforderlich ist — nicht Teil der Standard-E-Mail-Infrastruktur.
DSN und MDN in der Praxis
Für die meisten E-Mail-Programme gilt folgende praktische Orientierung:
Verwenden Sie DSN für die Bounce-Verarbeitung. Stellen Sie sicher, dass Ihr E-Mail-System Bounce-Benachrichtigungen verarbeitet, um Listenhygiene zu gewährleisten. Das ist gängige Praxis und erfordert in den meisten Fällen keine besondere Konfiguration.
Verlassen Sie sich nicht auf MDN für Engagement-Tracking. Lesebestätigungen sind zu unzuverlässig. Nutzen Sie stattdessen Öffnungstracking und Klicktracking und beachten Sie deren Einschränkungen.
Fordern Sie MDN, wenn überhaupt, selektiv an. Für bestimmte, hochwichtige Nachrichten, bei denen Sie wissen möchten, ob der Empfänger sie gelesen hat, ist die Anforderung einer Bestätigung angemessen. Erwarten Sie jedoch keine Antworten und verwenden Sie es nicht routinemäßig.
Verstehen Sie, dass keines den Lesevorgang beweist. DSN beweist die Annahme durch den Server, nicht die Zustellung in den Posteingang. MDN beweist, dass die E-Mail angezeigt wurde, nicht dass sie tatsächlich gelesen oder verstanden wurde. Keines bietet die Gewissheit, die Einschreiben oder persönliche Zustellung bieten.
Frequently asked questions
Kann ich jemanden zwingen, eine Lesebestätigung zu senden?
Nein. MDN erfordert die Kooperation des Empfängers. Sein E-Mail-Programm fragt um Erlaubnis, und er kann ablehnen. Es gibt keine Möglichkeit, eine Bestätigung zu erzwingen, und der Versuch, dies zu umgehen, wäre ein Verstoß gegen den Datenschutz.
Warum erhalte ich nicht für alle fehlgeschlagenen E-Mails Bounce-Benachrichtigungen?
Nicht alle Server senden DSN. Manche verwerfen unzustellbare E-Mails stillschweigend. Manche senden Bounces an Adressen, die Sie nicht erreichen. Die Bounce-Verarbeitung ist unvollkommen; daher erfordert Listenhygiene mehrere Signale.
Sind Lesebestätigungen dasselbe wie Öffnungstracking?
Nein. Lesebestätigungen (MDN) erfordern die Zustimmung des Empfängers und werden ausdrücklich gesendet. Öffnungstracking verwendet unsichtbare Bilder, die ohne ausdrückliche Zustimmung geladen werden. Sie messen Ähnliches, funktionieren jedoch unterschiedlich und sind unterschiedlich zuverlässig.
Sollte ich für Marketing-E-Mails Lesebestätigungen anfordern?
Im Allgemeinen nein. Es wirkt unprofessionell, liefert keine brauchbaren Daten (die meisten Empfänger lehnen ab) und kann Spamfilter auslösen. Verwenden Sie stattdessen übliches Öffnungs- und Klicktracking.